Wie deine Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin zum Erfolg wird

Wie deine Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin zum Erfolg wird
17. Oktober 2017 Daniela Bultmann
In Virtuelle Assistenz
Wie deine Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin erfolgreich funktioniert

Für viele ist die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin Neuland. Quasi wie ein Buch mit sieben Siegeln. Das kann durchaus viele Fragen aufwerfen oder auch Angst machen.

Klar, jemanden zu haben, der die unliebsamen oder zeitraubenden Dinge in deinem Business übernimmt, wäre klasse. Und du weißt auch, dass du viel mehr Zeit und Energie für dein Kernbusiness hättest. Aber wie soll diese Zusammenarbeit funktionieren, wenn du die Virtuelle Assistentin noch nie persönlich getroffen hast? Wenn sie mehrere hundert Kilometer von dir entfernt wohnt?

Es ist anfangs ganz normal, wenn kleine Zweifel und unzählige Fragen auftauchen:

  • Funktioniert die Kommunikation?
  • Kannst du der anderen Person vertrauen?
  • Wie kannst du dich davon überzeugen, dass sie gute Arbeit leistet?
  • Bringt es dir wirklich eine Zeit- und auch Arbeitsersparnis?
  • Oder musst du viel mehr reinstecken, als am Ende dabei rauskommt?

 


 

Aufgaben zu delegieren,
ist immer ein Prozess des Loslassens.

 


 

Bisher warst du allein verantwortlich für alle Aspekte deiner Arbeit. Du hattest die volle Kontrolle über jeden Teilschritt und über das komplette Projekt. Delegieren heißt nun, jemand anderes mit Aufgaben zu betreuen, die du bisher erledigen hast. Du gibst also eine gewisse Verantwortung in die Hände eines anderen Menschen.

Dabei ist es völlig egal, ob diese Person fest in deinem Unternehmen angestellt ist und im Nachbarbüro sitzt oder ob es eine selbstständige Virtuelle Assistentin am anderen Ende von Deutschland ist.

Damit Delegieren und Outsourcen für dich funktionieren kann, musst du dich von den stereotypen Ausreden und Vorurteilen freimachen. Verabschiede dich folgende Gedanken:

  • Ich sehe weniger kompetent aus, wenn ich nicht alles allein mache.
  • Das Ergebnis kann nicht so gut sein wie mein eigenes.
  • Es kostet zu viel Zeit, jemand anderem zu klären, was ich will.
  • Ich verliere die Kontrolle und die Übersicht, wenn ich nicht meine Aufgaben nicht allein erledige.
  • Es geht schneller, wenn ich die Aufgaben selber mache, anstatt sie anderen zu erklären.

Um diese Vorurteile aus deinen Gedanken zu verbannen, braucht es vor allem eigene Größe, Mut und Vertrauen. Wenn du dich aber auf diese Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin einlässt, wirst du bald merken, dass keines dieser 5 Vorurteile zutrifft. Du wirst den positiven Effekt für dein Business schnell erkennen.

 



 Nur mit eigener Größe, Mut und Vertrauen
kann man gut delegieren.

 


 

Wie klappt nun die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin wirklich?

Virtuelle Arbeit im Team klappt wunderbar, wenn alle Beteiligten sich an ein paar Grundregeln halten. Diese solltest du gleich zu Beginn festlegen.

Wenn den Beteiligten nicht klar ist, wo die gemeinsame Reise hingehen soll, wird auch niemand am Ziel ankommen. Deshalb muss das Ziel richtig und klar erkennbar festgesteckt werden.

Vielleicht hast du schon mal von der SMART-Methode gehört? Diese Methode wird auch gern im Marketing-Bereich verwendet und hilft dabei, ein genaues Bild der gewünschten Ergebnisse zu gestalten.

 


 

SMART  steht für
Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert.

 


 

Einfach smart eine entspannte Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin erreichen

Jede deiner Aufgaben, die du gerne delegieren oder outsourcen möchtest, solltest Du nach der SMART-Methode aufschreiben.

 

 

Die Grafik zeigt das Akronym SMART und seine Besatndteile.

SMART – spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und termiert

 

Spezifisch

Formuliere deine Erwartungen und Wünsche so konkret wie möglich. Sprich über deinen eigenen Anspruch an die Aufgabe und die Qualität, die du erwartest.
Das große Zauberwort lautet hier Kommunikation. Mache klare Vorgaben, sei ansprechbar für Rückfragen. Biete einen Raum für den informellen Austausch – sei es über ein Tool wie Slack, Messenger oder Trello oder per Telefon und Email. Der bevorzugte Kommunikationsweg sollte klar definiert werden.

Beispiel

Falsch: Ich brauche Hilfe bei Facebook.
Richtig: Ich möchte die Erstellung eines Redaktionsplans und die Ausführung auf meiner Facebook-Seite auslagern.

 

Messbar

Lege im Vorfeld konkret fest, welchen Umfang die Arbeit haben soll. Das kann eine zeitliche Dimension sein, aber auch eine konkrete Zahl an Teilaufgaben. Gibst du zum Beispiel die Betreuung deiner Facebook-Seite ab, dann lege konkret fest, wie viele Beiträge pro Woche oder pro Monat gepostet werden sollen.

Soll deine Virtuelle Assistentin für deinen Newsletter verantwortlich sein, dann besprecht vorher, wie oft und wann der Newsletter verschickt werden soll.

Beispiel

Falsch: Ich will regelmäßig Facebook-Beiträge veröffentlichen.
Richtig: Ich möchte jeden Tag  einen Facebook-Beitrag auf meiner Facebook-Seite um … Uhr veröffentlichen – (7 pro Woche)

 

Attraktiv

Beim Outsourcen und Delegieren geht es im Groben um 3 unterschiedliche Aufgaben-Typen:

  1. Aufgaben, die du nicht magst
  2. Aufgaben, die du nicht gut kannst
  3. Aufgaben, die du zwar kannst, aber dich von deinem Kernbusiness abhalten

Idealerweise kannst du alle genannten Punkte abgeben. Aber delegiere nicht nur die unliebsamen Aufgaben. Deine Virtuelle Assistentin wird bessere Arbeit leisten können, wenn sie mit attraktiven und herausfordernden Arbeiten betreut wird. Stimme die Tätigkeiten also auf die jeweilige Person und ihre Arbeitsschwerpunkte ab. Nicht jede Virtuelle Assistentin deckt jeden Bereich eines Online-Business ab. Die meisten spezialisieren sich. Gegebenenfalls engagiere lieber 2 oder mehrere Virtuelle Assistentinnen und betraue jede mit den richtigen Aufgaben.

Beispiel

Falsch: Ich brauche Hilfe beim Korrekturlesen.
Richtig: Ich möchte, dass die Virtuelle Assistentin aktiv an der Erstellung eines Redaktionsplans mitwirkt und nach gewissen Vorgaben Themen, Ideen und Fremdartikel recherchiert.

 

Realistisch

Sei bei deiner Planung realistisch. Überlege konkret, was machbar ist und in welcher Zeit es machbar ist. Und auch ob die notwendigen Tools und Fähigkeiten vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, verändere die Situation entsprechend. Nur so gibst du der Virtuellen Assistentin die realistische Möglichkeit, dein Wünsche erfolgreich umzusetzen.

Beispiel

Falsch: Die Planung und Vorbereitung der Beiträge darf nur eine Stunde dauern.
Richtig: Ich informiere rechtzeitig über die neu zu veröffentlichen Blogbeiträge und ermögliche so eine solide Vorausplanung. Mit ausreichender Vorarbeit sollen so Beiträge für eine/zwei Woche(n) im Voraus geplant werden.

 

Terminiert

Die meisten Aufgaben in deinem Business müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein. Lege also ein Abgabedatum fest und setze dieses nicht zu knapp. Kalkuliere lieber ein wenig Puffer nach hinten ein. Das gibt dir ein sicheres Gefühl. Und du hast die Chance, im Zweifelsfall doch noch eingreifen zu können.

Beispiel

Falsch: Ich will morgen einen Beitrag auf Facebook posten.
Richtig: Ich strebe eine Vorausplanung von mindestens 2 Wochen an, so bleibt für alle Beteiligten genügend Zeit für mögliche Korrekturen und sonstige Engpässe.

Das Bild zeigt eine Infografik mit den 5 Aspekten der SMART-Methode für smartes Planen.

Smart planen für eine gute Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin

Diese 5 smarten Punkte helfen dir, deine Wünsche und Pläne detailliert zu notieren.
Sie bilden die ideale Grundlage für das erste Gespräch mit der Virtuellen Assistentin.

 

Die richtige Kommunikation – das A&O jeder Zusammenarbeit

Nun hast du die perfekte Basis geschaffen, auf der ihr gemeinsam arbeiten und dein Ziel erreichen könnt.
Aber wie geht es weiter? Was musst du tun, damit die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin dauerhaft funktioniert?

In erster Linie hilft immer die richtige Kommunikation:

  • Suche regelmäßig das Gespräch – egal auf welchem Kommunikationsweg und ruhig auch mal etwas privater.
  • Gib deiner Assistentin das notwendige Feedback.
  • Äußere ruhig Kritik und Bedenken, nur so kann sie ihre Arbeit verbessern.
  • Lobe aber auch, wenn sie gute Arbeit macht.
  • Bezahle deine Virtuelle Assistentin pünktlich und siehe sie wirklich als deine Businesspartnerin.

Nur so könnt ihr gemeinsam erfolgreich sein.

Jetzt weißt du, dass du smarte Vorgaben für deine Ziele machen solltest und dass Kommunikation sehr wichtig im Umgang miteinander ist. Damit hast du schon mal eine richtig gute Grundlage geschaffen. Und das klingt jetzt gerade viel aufwendiger, als es in Wirklichkeit ist. Denn eine gute Kommunikation gehört ja eh schon zu deinen täglichen Aufgaben, nicht wahr? Ohne Austausch mit anderen, ohne Netzwerken geht es ja im Online-Business gar nicht. Wenn du deine Virtuelle Assistentin als Businesspartnerin ansiehst, bringt dir das noch mal ganz andere Möglichkeiten und Perspektiven. Sei einfach offen für das Neue.

Aber bei all den Tipps möchte ich dich noch auf 3 typische Fehler hinweisen, die sich gern mal einschleichen.

 

Welche Fehler solltest du vermeiden?

1. Tool-Wildwuchs

Einigt euch auf die wirklich notwendigen Tools. Und beschränkt die Arbeit und die Kommunikation darauf. Nur so behalten beide den vollständigen Überblick. Gibst du mal Anweisungen oder Feedback per Email und beim nächsten Mal zum Beispiel in Trello, dann wird es schnell unübersichtlich. Es können wichtige Informationen verloren gehen. Gegen den Tool-Wildwuchs hilft auch eine Tool-Liste.

2. Fehlende Unterstützung

Eine Virtuelle Assistentin kann nur so gut arbeiten, wie du sie darin unterstützt. Ok, du denkst jetzt sicher, dass sie doch eigentlich DICH unterstützen soll. Aber das kann sie nur, wenn du ihr immer alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellst. Sie kennt deinen Betrieb nicht so gut wie du und kann sicher auch keine Gedanken lesen. Also hilf ihr, gut zu sein.

3. Keine oder schlechte Einarbeitung

Wirklich jeder benötigt zu Beginn eines neuen Jobs – egal, ob festangestellt oder selbstständig – eine gewisse Einarbeitungszeit. Jedes Unternehmen ist anders, jeder hat andere Vorstellungen vom Ablauf. Gewähre diese Einarbeitungszeit auch deiner Virtuellen Assistentin. Auch dann, wenn du erstmal mehr Zeit und Ressourcen investieren musst. Behalte einfach immer dein großes Ziel im Auge. Nach einer guten Einarbeitung kann dich die Virtuelle Assistentin viel besser unterstützen.

 

Und? Bist du bereit, um richtig durchzustarten?
Hast du smarte Ziele? Bist du bereit, deine VA einzuarbeiten, sie zu unterstützen und regelmäßig mit ihr zu sprechen?

Dann stehen die Zeichen für eine spannende und erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin unter einem richtig guten Stern.

Also trau dich ruhig. Gehe den nächsten Schritt und bring dein Business voran. Und stelle mir alle Fragen, die noch offen sind.

Herzliche Grüße
Daniela

Comments (0)

Antwort hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

Zustimmung zur Datenspeicherung lt. DSGVO

*