Bild mit der Frage: "Wie arbeitet eine Virtuelle Assistentin?"

Blogposts, Facebook-Beiträge, Grafiken für Pinterest, Twittermeldungen, Newsletter, Emails, Werbeanzeigen, Live-Videos – wer im Netz gefunden werden möchte, muss immer präsent sein und für regelmäßigen Content sorgen. Das ist eine Menge Arbeit neben dem eigentlichen Kerngeschäft.
Die Zauberformel lautet hier: „Virtuelle Assistentin“ – 2 Wörter, die mittlerweile – wenn auch erst kurz – einen feststehenden Begriff ergeben.

Vor noch einigen Monaten wachte ich morgens mit einem kribbeligen Gefühl im Bauch auf, nach einer Nacht, die mal wieder viel zu kurz war.

Wie so oft in dieser Zeit.

Als die Familie endlich aus dem Haus war, setzte ich mich übermüdet mit meinem Pott Kaffee an den Rechner, um…

… mich der Arbeit an meinem Accessoire-Label zweimalB zu stellen,
… mich durch den Wust der Emails und Facebook-Nachrichten zu arbeiten,
… Zahlungseingänge und Bestellungen abzugleichen,
… den Warenbestand zu kontrollieren,
… einen neuen spannenden Facebook-Beitrag vorzubereiten und
… endlich mal meinen Redaktionsplan zu überarbeiten.

Gleichzeitig klingelte der Postbote und brachte eine neue Lieferung Stoffe, die gesichtet und verarbeitet werden wollten. Ach, und der Stapel mit den Bestellungen, die noch am selben Tag in den Versand mussten, starrte mich drohend an.
In diesem Moment hätte ich am liebsten einmal laut aufgeschrien und wäre sehr gern einfach nur spazieren gegangen.

Einfach raus, weg von all der Arbeit.

Laut einer Studie des Statistischen Bundesamtes waren 2016 in Deutschland  mehr als 60% aller Selbstständigen als Einzelunternehmer tätig– also sogenannte Solopreneure. Das bedeutet, dass all diese Unternehmer und vor allem Unternehmerinnen tagtäglich allein an und in ihrem Business arbeiten und für alle Bereiche und Aufgaben ihres Unternehmens allein verantwortlich und auch zuständig sind. Sehr viele von ihnen müssen sich also gerade am Anfang um alle Business-Bereiche selber kümmern.

Zu den eigentlichen Kernaufgaben ihres Business kommen dann

  • Frontdesk und Back-Office, also Verwaltung und Büromanagement,
  • aber auch das wichtige Online- und Email-Marketing und
  • Designaufgaben.

Das ist ein riesiger Berg Arbeit, der viel Zeit in Anspruch nimmt und auch einfach mal dazu führen kann, dass man sich überfordert fühlt und die Freude an seinem Business verliert.

So wie es mir eben zu der Zeit erging.

Als ich vor meinem Berg saß, habe ich mir jemanden gewünscht, der mir mal unter die Arme greift, mir Dinge abnimmt, die mir keinen Spaß bereiten, in denen ich nicht so gut bin.

Aber jemanden einzustellen, konnte ich mir einfach nicht leisten. So viel wirft der Verkauf von Schals und Tücher nicht ab.

Also machte ich weiter und weiter. Und nahm an einem Facebook Masterkurs teil, weil ich mir erhoffte, dadurch die Bereiche des Marketings zu vereinfachen.
Wenn ich zu dem Zeitpunkt schon gewusst hätte, wie eine Virtuelle Assistentin arbeitet und das Geschehen in einem kleinen Unternehmen positiv beeinflussen kann, hätte mein Weg vielleicht eine andere Abzweigung genommen.

 

Was ist denn eine Virtuelle Assistentin?

Virtuelle Assistenz klang aber ganz schön schräg für mich. „Virtuell? Dem Anschein nach vorhanden? Was soll das bedeuten? Ist das eine echte Person?“

JA! Eine Virtuelle Assistentin ist eine Person aus Fleisch und Blut und arbeitet selbstständig.

Der Clou ist, dass sie virtuell übers Internet arbeitet. Dadurch fallen für den Solopreneur die finanziellen Hürden wie fixe Personalkosten, Versicherungen, Steuern und Kosten für einen Arbeitsplatz weg. Je nach Situation und  Arbeitsaufwand bucht man die Leistungen einer VA stundenweise oder als Stundenpaket oder vereinbart je nach Projekt Festpreise. So bleibt man immer flexibel.

 

Aber wie funktioniert das mit der Abrechnung?

Stundenpakete zu buchen, klingt ja erstmal spannend. Man bucht eine feste Anzahl Stunden und weiß genau, was man zu zahlen hat. Eine saubere Sache.

Aber wie kann man sich nun sicher sein, dass in diesen bezahlten Stunden auch das getan wird, was man ursprünglich vereinbart hat?

Das ist eine gute Frage, aber ich sage immer gern: im Netz gibt es nichts, was es nicht gibt.
Also gibt es natürlich auch tolle Tools, mit denen man ganz genau seine Arbeitszeiten tracken und dokumentieren kann.
Diese Auflistungen stellt die VA ihren Kunden dann mit der Abrechnung zur Verfügung.

Bild eines Arbeitsplatzes einer Virtuellen Assistentin

Und was genau macht eine Virtuelle Assistentin nun?

Die Dienstleistungen und Tätigkeiten, die Virtuelle Assistentinnen anbieten, sind vielfältig und so verschieden wie die Personen, die virtuelle Assistenz anbieten.

Im Kern geht es immer darum, seinem Kunden Aufgaben abzunehmen, die ihn vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken.
Angefangen beim

  • allgemeinen Büroservice,
  • Termin- und Reiseplanungen,
  • Korrespondenz und Übersetzungen bis hin zu
  • Aufgaben im Online- und Email-Marketing und
  • Webdesign.

Die meisten Virtuellen Assistentinnen bieten ein gewisses Dienstleistungsspektrum an, auf das sie sich spezialisiert haben.

 

Und was hat das mit mir zu tun?

Da saß ich nun in meinem Facebook Masterkurs und lernte – lernte alles über Facebook-Marketing, aber auch über viele andere Marketing-Themen. Ich las jeden Artikel über Email-Marketing, den ich finden konnte.

Mein Ziel war es, einen eigenen Webshop zu erstellen und zu eröffnen, ich beschäftigte mich also intensiv mit WordPress, Woocommerce und vor allem den notwendigen rechtlichen Vorgaben für Webseiten und Shops in Deutschland.

Und während dieser ganzen Zeit stand ich in engem Kontakt zu meiner Erfolgspartnerin Miriam aus dem Masterkurs. Auch sie hatte als Solopreneurin dieselben Ziele – nämlich einen erfolgreichen Shop auf die Beine zu stellen.
Wir tauschten uns viel aus, kommunizierten häufig. Während Miriam vorankam, blieb bei mir die Freude an meinem eigentlichen Business  aus.

Und irgendwann wurde mir klar, dass genau da in diesem Austausch, in dieser Unterstützung, die ich geben konnte, meine große Stärke steckt.

Also traf ich eine Entscheidung und intensivierte meine Fortbildungen zu den Marketing-Themen. Und nun kann ich anderen kleinen Unternehmern und Unternehmerinnen tatkräftig meine Kenntnisse und meine Unterstützung anbieten. Denn ich weiß genau, wie schwer es manchmal so allein sein kann.

Ein Bild von Daniela Bultmann - Virtuelle Assistentin im Online-Marketing

 

Das Spektrum, das ich als Virtuelle Assistentin nun sehr gut abdecken kann, umfasst eben genau die wichtigen Themen rund um Online- und Email-Marketing:

  • Betreuung und Planung von Facebook-Seiten,
  • Organisation von Pinterest-Boards und regelmäßiges Pinnen (was viele nicht so auf dem Schirm haben),
  • Betreuung von Instagram-Accounts,
  • Erstellung und Pflege passender Landingpages und
  • Erstellung und Betreuung von Email Sales Funnel,
  • Einrichten von Email Automations,
  • Grafiken und Layout für die jeweiligen Beiträge, Ebooks und Landingpages.

Ich stehe also genau da bereit, wo es bei vielen Solopreneuren einfach immer wieder hakt und kneift, weil sie sich eigentlich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen und zu wenig Zeit für eine intensive Pflege ihrer Facebook-Seite haben und den Wust einfach nicht mehr immer allein schaffen.

Ich kann jetzt morgens wieder mit einem Lächeln meine Arbeit beginnen. Auch wenn ich natürlich auch als Virtuelle Assistentin IN und AN meinem Business arbeiten muss. Es fühlt sich nur stimmiger an, es sind dieselben Arbeitsbereiche.

Kennst du diesen Zwiespalt auch? Welche Arbeiten, die zwar für dein Business wichtig sind, magst du nicht wirklich? Lege dir am besten einen Zettel und Stift parat und notiere dir über den Tag genau diese Aufgaben. So bekommst du einen guten Überblick über mögliche Tätigkeiten, die du gut outsourcen kannst. Oder weißt du jetzt schon genau, was dir keinen Spaß macht und dich immer nur ausbremst?
Dann erzähl mir doch gern hier in einem Kommentar darüber. Denn irgendwo gibt es immer eine Lösung.

Auf geht`s.
Deine Daniela

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