Wie du mit einer Tool-Liste Ordnung in deinem Business schaffst

Wie du mit einer Tool-Liste Ordnung in deinem Business schaffst
4. Oktober 2017 Daniela Bultmann
In Tipps und Tricks
Mit einer Tool-Liste Ordnung in deinem Business schaffen

Es gibt für (fast) alles ein Tool.
Viele Tools sollen deine Arbeit erleichtern. Oder sie analysieren deine Daten und optimieren irgendwelche Vorgänge. Andere sollen das Datei-Chaos beseitigen.

Hast du aber noch den Überblick über all deine Tools?

Beim Start deines Unternehmens hattest du sicher die großartige Idee von der einzigartigen Dienstleistung oder Produkten (egal, ob digital oder materiell) fernab von jeglicher Massenware.
Du wolltest schnell, pragmatisch und flexibel arbeiten. Und du wolltest einen guten Draht zu deinen Kunden aufbauen.

Du hast an deiner Marketing-Strategie und einem Redaktionsplan gearbeitet.

Die Bereiche Webdesign, Grafikdesign, Social Media und Büromanagement hast du mit Hilfe diverser Tools selbstständig umgesetzt. Du hast dein Unternehmen aufgebaut. Dabei hast du viel gelernt, vieles ausprobiert und einiges schon automatisiert.

Die Zahl deiner Tools und Arbeitsmittel ist genauso gewachsen wie die täglichen Aufgaben in deinem Business.

Nun hast du etwas Entscheidendes erkannt:  du möchtest nicht als reine One-(Wo)Man-Show weitermachen. Du hast den Punkt erreicht, wo du dich wieder mehr auf deine Kernkompetenzen konzentrieren möchtest.  Gewisse Aufgaben möchtest du rigoros an andere Spezialisten, wie zum Beispiel eine Virtuelle Assistentin, abgeben.

 

Wie bereitest du Outsourcing vor?

Nun steht ein großes Fragezeichen im Raum.
Wie übergibst du diese Aufgaben an jemand anderen? Wie soll diese Person wissen, wie und womit du arbeitest? Wie soll sie deine Arbeitsprozesse nachvollziehen, ohne dass ein stundenlanges Einarbeiten notwendig wird?

Größere Unternehmen haben da einen klaren Vorteil. Sie müssen viel eher ihre Geschäfts- und Arbeitsprozesse protokollieren, damit ihre oftmals auch wechselnden Mitarbeiter selbstständig arbeiten können.

Viele Einzelunternehmer sehen anfangs nicht die Notwendigkeit, warum sie ihre Arbeitsprozesse dokumentieren sollten. Das klingt nach unnötiger Mehrarbeit. Sie kennen ihre Abläufe ja bestens. Und vieles wächst erst mit der Zeit.

 

Das Bild zeigt einen Notizblock für das Anlegen einer Tool-Liste.

Beginne deine Tool-Liste am besten mit einer Mindmap.

 

Wie bringt eine Tool-Liste Ordnung in dein Business?

Sobald externe Dienstleister ins Spiel kommen, sind vorhandene Dokumentationen sehr hilfreich. Arbeitsabläufe werden sofort verständlich. Und mit einer Tool-Liste hat jeder Beteiligte sofort einen Überblick über die eingesetzten Tools und Arbeitsmittel.

Ein weiterer Grund ist die EU Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt. Diese Verordnung macht es zwingend notwendig, dass du ein Verfahrensverzeichnis führst. Du musst alle Prozesse aufführen, bei denen du personenbezogene Daten verarbeitest.

Das trifft wirklich jedes Unternehmen – egal, wie klein oder groß.

Aber keine Panik wegen der Mehrarbeit! Sieh es als deine große Chance für mehr Ordnung in deinem Business.


 

Ordnung und Struktur sind die wichtige Basis für eine gute Strategie.

 


 

Und nur mit einer guten Strategie kannst du erfolgreich werden, sein und bleiben.
Also lohnt es sich jetzt schon, Ordnung in dein Unternehmen zu bringen und die vorhandenen Strukturen aufzuschreiben.

Dabei gehen wir kleine Schritte. Und ich zeige dir, wie du das ganz einfach erledigen kannst.

Der erste Schritt zu mehr Struktur ist eine Liste all deiner Tools und Arbeitswerkzeuge. Es gibt 3 gute Gründe, warum dir diese Liste helfen wird.

 

3 gute Gründe, warum eine Tool-Liste Ordnung schafft

  1. Du siehst schnell, welche Tools und Software du wofür verwendest, welche eventuell überflüssig sind oder durch effektivere ersetzt werden müssen.
  2. Diese Liste hilft dir, wenn du dein Arbeiten mit deinen Tools sicherer gestalten möchtest. Ein Password-Manager für deine Login-Daten macht dein Arbeiten sicher und wirklich einfacher. Du siehst dann anhand deiner Tool-Liste sofort, welche Tools du in dem Passwort-Manager aufnehmen solltest.
  3. Mit dieser Liste kannst du die Prozesse herausfiltern, in denen du personenbezogenen Daten verarbeitest. So kannst du anschließend das notwendige Verfahrensverzeichnis anlegen.

 

Das Bild zeigt eine Grafik, die die Vielfalt der Tools zeigt.

Es gibt eine Vielfalt an hilfreichen Tools, die das Arbeiten im Online-Business sehr erleichtern.

 

Wie legst du die Tool-Liste sinnvoll an?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, so eine Liste anzulegen. Du kannst einfach eine Excel-Tabelle nutzen und hier alle relevanten Daten eintragen.

Wenn du schon ein Projektmanagement-Tool wie Trello oder Asana für deinen Redaktionsplan nutzt, kannst du dieses auch hervorragend für deine Tool-Übersicht nutzen.

 

Tool-Liste mit Trello anlegen

In Trello legst du dafür ein eigenes Board an. Für einen guten Überblick ordnest du die Tools und Software in verschiedene Kategorien und fügst für jede Kategorie eine eigene Liste ein.
Die einzelnen Tools hängst du nun als Karten an die jeweilige Liste an.
Auf diesen Karten kannst du alle wichtigen Informationen zu dem jeweiligen Tool notieren. Wichtig sind zum Beispiel Termine, wann Lizenzen ablaufen und erneuert werden müssen.

Auch sonstige Notizen, Hinweise oder Links zu Tutorials kannst du auf den Karten festhalten. Eben alles, was du und ein separater Dienstleister zu dem Tool wissen müssen.

Nun kannst du deine Virtuelle Assistentin entweder zu dem gesamten Board als Mitglied hinzufügen oder nur zu einzelnen Karten.
Nach dem Anlegen kannst du deine Tools durchgehen und mit unterschiedlich farbigen Labels markieren:

  • Tools, die eine weitere Bearbeitungen aufgrund der DSGVO benötigen,
  • Tools, deren Lizenzen regelmäßig erneuert werden müssen,
  • Tools, für die du eine Alternative suchst,
  • Tools, ….

Wenn du noch unsicher im Umgang mit Trello bist, kann ich dir den Trello-Kurs von Claudia Kauscheder von Abenteuer Homeoffice empfehlen. Zum schnellen Start bekommst du bei ihr auch 4 kostenlose Trello-Videos.

 

Keine Zugangsdaten in der Tool-Liste

Eine Sache solltest du aber niemals auf deinem Board notieren. Und das sind die Passwörter. Nutze dafür einen separaten Passwort-Manager, mit dem du einfach und sicher all deine Passwörter managen kannst. Beispiele für Passwort-Manager sind LastPass und 1Password

Das mag jetzt nach übertrieben viel Arbeit klingen. Aber sein wir ehrlich – so ist das immer, wenn man ein Chaos aufräumen und Ordnung in ein gewachsenes System bringen möchte. Wenn du diese Liste einmal angelegt hast, wirst du feststellen, dass du viel weniger Zeit mit Suchen verschwenden wirst.

Du weißt dann immer, wo du alle notwendigen Informationen mit nur wenigen Klicks findest.
Und du hast einen großen Schritt für eine gute Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistentin gemacht. Auch deine VA hat sofort alle relevanten Daten. Und ihr braucht keine unnötigen Emails hin- und herschicken, bis die eigentliche Arbeit endlich beginnen kann.

Eine gute Verwaltung deiner Tools ist ein wichtiger Schlüssel zu deiner Professionalität und Zuverlässigkeit.

 


 

Lass deine Tools für dich arbeiten und nicht gegen dich.

 


 

Und nun beginne einfach!
Nimm ein Blatt Papier und starte gern mit einer Mindmap. Dabei kannst du dich an folgenden Kategorien orientieren:

  • Kommunikation
  • Website / Blogging
  • Shopsystem
  • CRM, DMS, Buchhaltung
  • Kundensupport
  • Collaboration
  • Groupware
  • Cloud-Dienste
  • Miet-Software / Office-Anwendungen
  • Marketing Automation
  • Social Media

 

Infografik zu den Kategorien für eine Tool-Liste

 

Das ist natürlich keine vollständige Liste. Sicher wirst du Punkte hinzufügen, weglassen oder abändern müssen. Diese Punkte sollen dir nur eine erste Idee vermitteln. Ich bin fest überzeugt, dass du ganz schnell deine eigene Liste erstellen und mit Inhalt füllen kannst.

Beginne heute, dein Business professioneller zu gestalten. Mache aus der One-(Wo)Man-Show einen echten Solopreneur.

Denke immer daran: DU kannst das!
Und wenn du noch Fragen hast, stelle sie mir hier in deinem Kommentar. Oder schreibe mir eine Email. Ich beantworte sie gern und helfe dir auf deinem Weg zum Erfolg.

Herzliche Grüße
Daniela

 

 

Bild: pixabay.com

Comments (2)

  1. Liebe Daniela,
    eine tolle Liste hast du da zusammengestellt – die hilft sicher vielen Einsteigern weiter. Und vielen Dank für die Empfehlung!
    liebe Grüße,
    Claudia

    • Autor
      Daniela Bultmann 1 Jahr vor

      Liebe Claudia,

      dein Kurs hat es verdient, empfohlen zu werden. Das Material und die Videos sind wirklich sehr umfangreich und vor allem hilfreich.

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